Software ERP a medida: guía práctica, cuándo compensa y cómo hacerlo bien

Si has llegado hasta aquí es porque el ERP “para todos” no te está resolviendo lo tuyo. Te entiendo. Ninguna industria es igual y, cuando creces, lo genérico se queda corto. Aquí te explico cómo enfoco los ERP a medida para que den control, velocidad y retorno real.

“Lo genérico te deja tirado justo cuando más creces.”
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Regla: si no mejora tiempo, coste o margen, no se desarrolla.

1) Qué es un ERP a medida (y qué no es)

Un ERP a medida es un sistema de gestión diseñado específicamente alrededor de tus procesos, tus reglas y tus métricas. No es “ponerle cuatro campos” a un ERP empaquetado; eso es parametrización. Aquí hablamos de diseñar el flujo desde compras hasta facturación, pasando por planificación, almacén, RR. HH. y BI, con lo que tu negocio realmente necesita.

Qué sí es

  • Procesos modelados tal cual operas (no al revés).
  • Datos y KPIs que te importan, visibles en tiempo real.
  • Integraciones a tus herramientas sin fricciones.

Qué no es

  • Un “Frankenstein” de hojas de cálculo pegadas.
  • Un estándar al que te adaptas “como puedas”.
  • Un proyecto sin gobierno que escala sin control.

ERP a medida vs. estándar

  • Ajuste al proceso: el estándar te pide adaptarte; el a medida se adapta a ti.
  • Time-to-value: el estándar arranca antes, el a medida escala mejor cuando el proceso es diferencial.
  • Coste total (TCO): inversión inicial mayor, pero evita atajos caros.
  • Ventaja competitiva: codificar tu forma de operar la hace repetible.

Señales de que el genérico se queda corto

  • KPIs críticos que no ves a diario sin Excel.
  • Procesos “dobles” fuera del ERP y luego “volcar”.
  • Costes que no reflejan cambios de precio/mermas.
  • Integraciones a CRM/tienda/BI frágiles o con latencia.
  • “El ERP manda” en lugar de mandar tú sobre el proceso.
“Si no sientes control, tu ERP no está a tu medida.”

2) Ventajas y límites del ERP a medida

Personalización, control y ventaja

  • Control en tiempo real de lo que más impacta el margen.
  • Menos retrabajo y trazabilidad completa.
  • Automatización donde aporta (aprobaciones, avisos, previsiones).
  • UX alineada al día a día del equipo.

Costes, plazos y riesgos (con mitigación)

  • Coste inicial: mitigar con MVP por áreas.
  • Plazo: hitos de 2–4 semanas y demos operativas.
  • Cambios de alcance: backlog priorizado y change log.
  • Dependencia: código documentado, repo propio y playbooks.
  • Mantenimiento: métricas de salud y SLA claros.
“Los datos son de la empresa: punto.”

3) IA en el ERP a medida: dónde sí aporta valor

Implemento IA solo donde mueve la aguja. Primero medimos el cuello de botella y luego decidimos.

Casos rápidos por proceso

  • Demand planning, inventario y reaprovisionamiento.
  • Rutas/partes de trabajo priorizando SLA.
  • Compras: anomalías de precios/plazos.
  • Calidad: clasificación de incidencias y acciones.
  • Finanzas: previsión de caja y alertas de riesgo.

Privacidad y cumplimiento (RGPD)

  • Minimización de datos y trazabilidad.
  • Cifrado y segregación en tránsito y reposo.
  • Auditoría de prompts/datasets y retención limitada.
  • Desacoplar IA del core: si falla IA, el ERP sigue.
“Yo meto IA en la pieza del proceso que de verdad mueve la aguja.”

4) Arquitectura y módulos: diseñando tu ERP sin morir en el intento

Módulos por dominio conectados por APIs. Evolucionas cada pieza sin romper todo.

Integraciones críticas

  • Contabilidad: asientos automáticos y conciliación.
  • CRM: oportunidades → pedidos sin reentrar datos.
  • BI: data marts por área y dashboards con baja latencia.
  • E-commerce/TPV: stock, precios y promos sincronizados.
  • Herramientas: SAP/Dynamics/Odoo/Tryton, BI, pagos, logística…

Checklist anti lock-in

  • Repositorio propio y documentación completa.
  • Infra/pipelines como código (IaC).
  • Tests automáticos y linting.
  • Métricas de rendimiento y error budgets.
  • Derechos de uso/propiedad y plan de salida.

5) Metodología de implantación

Del descubrimiento al MVP

  1. Descubrimiento: mapa de procesos, reglas y KPIs.
  2. MVP por dominio (p.ej., Ventas + Stock) que ya quita Excel.
  3. Iteraciones quincenales: demos, backlog y deuda controlada.
  4. Medición antes/después: ciclos, errores, reclamaciones, roturas.

Formación, adopción y cambio

  • Formación por rol (no por módulo).
  • Campeones internos por área.
  • Playbooks y soporte de primer nivel.
  • Feedback loop con SLA visibles.

6) Casos reales en sectores nicho

Limpieza (H-Clean): operativa y control diario

Planificación de equipos y partes, panel diario de asignaciones, consumos y cumplimiento. Menos desplazamientos vacíos y mejor control de costes por servicio.

Restauración (Scandallo): cocina y sala en sincronía

Coordinación de tickets, stock de ingredientes y ventas por franja. Flujo recepción → mise en place → venta → merma y alertas de stock mínimo.

Instalación (Easy Fence): presupuestos, obra y postventa

Modelado de mediciones, fases y certificaciones con fotos/partes móviles. Menos retrabajo y ciclo presupuesto → instalación → cobro más corto.

“Un ERP a medida te devuelve el control en tiempo real de la empresa, el equipo y el proceso.”

7) Checklist para elegir proveedor y evitar sorpresas

Preguntas clave

  • ¿Cuál es el MVP y qué entregables trae (demo, código, docs)?
  • ¿Cómo medirá el ROI (métricas y horizonte)?
  • ¿Qué integraciones son críticas y quién se encarga?
  • ¿Cómo gestionará cambios de alcance y prioridades?
  • ¿Qué pasa si no llegamos a una fecha (contingencia)?

SLA y seguridad de datos

  • Tiempos de respuesta, uptime y ventanas de mantenimiento.
  • Propiedad del código y de los datos.
  • Auditorías, logging, segregación y control de accesos.
  • Plan de continuidad y traspaso si cambia el proveedor.

8) FAQs rápidas sobre ERP a medida

¿Cuándo merece la pena un ERP a medida frente a uno estándar?
Cuando tu forma de operar te diferencia y el estándar te obliga a renunciar a control, velocidad o margen. Si el 70–80% encaja en estándar, considera híbrido.
¿Cuánto tarda y qué fases tiene?
Desde 8–12 semanas para un MVP útil por dominio; luego iteraciones. Fases: descubrimiento, diseño, desarrollo, integraciones, pruebas, despliegue y formación.
¿Cómo evito dependencia del proveedor?
Repositorio propio, documentación técnica completa, runbooks y plan de salida contractual.
¿Cómo integrar IA de forma segura y con retorno?
Empieza por un caso con datos limpios e impacto claro (p. ej., previsión de demanda). Minimización, trazabilidad y retención limitada.
¿Puedo migrar de estándar a medida (o al revés)?
Sí, con capas de integración y modelos de datos portables para extraer/volcar sin rehacer todo.

Un ERP a medida compensa cuando tu proceso es tu ventaja. Construye por MVPs, itera con métricas y evita el lock-in desde el día uno. ¿Te suena esto? Vemos juntos si estándar, híbrido o a medida.

Agenda 15’ — diagnóstico sin coste